Rekisteriseloste – Rollock Access -käyttäjärekisteri
Tässä asiakirjassa kuvataan henkilötietojen käsittely Rollock Oy:n (jatkossa ”Rollock”) ylläpitämässä Rollock Access -pilvipalvelussa. Tällä selosteella annetaan EU:n tietosuoja-asetuksen (679/2016) edellyttämiä tietoja rekisteröidylle sekä valvontaviranomaiselle.
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Nimi: Rollock Oy
Postiosoite: Tehdaskatu 15, 87100 Kajaani
Puhelinvaihde: +358 50 348 0568
Y-tunnus: 3315360-1
Sähköpostiosoite: info@rollock.fi
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Petteri Karjalainen
Tehdaskatu 15
87100 Kajaani
petteri.karjalainen@rollock.fi
Tietosuojavastaava
Petteri Karjalainen
Tehdaskatu 15
87100 Kajaani
petteri.karjalainen@rollock.fi
Rekisterin nimi
Rollock Access -käyttäjärekisteri (”Käyttäjärekisteri”)
Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Rollock kerää, tallentaa ja käsittelee henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti rekisterinpitäjänä tarjotakseen ja kehittääkseen Rollock Access -pilvipalvelua (”Palvelu”) sekä muita Rollockin tuotteita. Rekisteröityjä ovat Palveluun rekisteröityneet käyttäjät (”Käyttäjä”). Älä käytä Rollockin sivustoja tai Palvelua, jos et hyväksy tämän rekisteriselosteen mukaisesti suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä.
Miten ja mitä henkilötietoja keräämme?
Keräämme ja säilytämme Käyttäjärekisterissä alla esitetyn taulukon mukaisia henkilötietoja. Käyttäjästä tallennetaan rekisteröidyn itsensä antamat tiedot Palveluun rekisteröitymisen yhteydessä. Antamiesi tietojen lisäksi keräämme tietoja myös Palvelun käytön perusteella ja Rollockin asiakaspalvelun kanssa kommunikoitaessa. Maksutietojen tapauksessa myös maksupalveluntarjoajalta, ja maksuhistorian sekä palveluntarjoajan laskutunnisteiden osalta jatkuvasti maksuja tehtäessä. Lisätietoja automaattisen tiedonkeruun työkaluista löydät tämän tietosuojaselosteen lopusta.
Henkilötiedon tyyppi
– Name / Nimi
– E-mail address / Sähköpostiosoite
– Phone number / Puhelinnumero
– Username / Käyttäjätunnus
– Password / Salasana
– Language / Palvelun kielivalinta
– Acceptance of User Terms / Palvelun käyttöehtojen hyväksyntä
– Subscription status / Lisenssin voimassaolo
– Järjestelmän lokitieto
– Palvelusopimukseen liittyvät tiedot
– Tunnistetiedot (IP-osoite/välitystiedot/Sijainti)
– Yhteydenpito Asiakaspalvelun kanssa
– Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
Nämä tiedot kerätään joko käyttäjän rekisteröityessä, palvelun käytön perusteella, asiakaspalvelun yhteydenpidon toimesta tai rekisteröidyn henkilön erillisellä suostumuksella.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaan henkilötietoja ei saa käsitellä, jollei käsittelylle ole laillista perustetta. Rollock perustelee tietojen käsittelemistä seuraavin perustein:
-
Palvelun tuottaminen: Henkilötietojen käsittely on tarpeen Palvelun tuottamiseksi, esimerkiksi mahdollistaakseen Käyttäjälle tilin luomisen, tilille kirjautumisen, Palvelun käytön, laskutuksen ja tuen antamisen asiakaspalvelun kautta.
-
Oikeutettu etu: Palvelun ja verkkojemme turvallisuuden varmistaminen, sekä asiakasviestinnän ja tiedotteiden lähettäminen Käyttäjille edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Rollockilla on oikeutettu etu tutkia tilastollisesti Palvelun keräämiä tietoja, jotta ymmärrämme, miten Palvelua käytetään ja miten hallitsemme ja parannamme sitä. Tässä toiminnassa emme käsittele arkaluonteisia henkilötietoja. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että oikeutettuihin etuihin perustuva käsittely on oikeasuhteista rekisteröidyn etuihin nähden ja vastaa hänen kohtuullisia odotuksiaan.
-
Lakisääteinen velvollisuus: Käsittely on tarpeen Rollockille soveltuvien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, esim. taloudelliset tiedot tulee säilyttää kirjanpitotarkoituksiin.
-
Rekisteröidyn suostumus: Rekisteröity on antanut suostumuksensa sille, että hänen henkilötietojaan käsitellään yhtä tai useampaa tarkoitusta varten. Tällaisen suostumuksen on oltava vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen tahdonilmaisu, jolla rekisteröity hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn. Rekisteröity voi esimerkiksi antaa kirjallisen tai suullisen suostumusta koskevan lausuman tai ilmaista suostumuksensa jollakin muulla selkeällä toimella, kuten rastittamalla ruudun internetsivustolla. Suostumus on voitava peruuttaa yhtä helposti kuin sen on voinut antaa. Rekisterinpitäjän on pystyttävä osoittamaan, että lainmukainen suostumus on olemassa.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
– Sopimuksen mukaisen palvelun tarjoaminen
– Asiakasviestintä ja tiedottaminen
– Markkinointiviestintä
– Reklamaatiot
– Laskutus
– Asiakaspalvelu
– Käyttöoikeuksien hallinta
– Tilastot, analyysit & Palvelun kehittäminen
– Palvelun turvallisuuden varmentaminen
– Lokitiedon kerääminen
– Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
Käsittelyn oikeusperusteena toimii joko palvelun tuottaminen, rekisterinpitäjän oikeutettu etu, rekisteröidyn suostumus ja/tai lakisääteinen velvollisuus.
Henkilötietojen käsittely ja luovutus
Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ja niiden käsittely tapahtuu lähtökohtaisesti Rollockin koulutettujen työntekijöiden toimesta. Voimme kuitenkin ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmansille osapuolille, jotka tarjoavat Palveluun tai sen toimintoihin liittyviä tukipalveluja, mutta vain niiden edellyttämässä laajuudessa. Henkilötietojasi voivat myös käsitellä asiakkaidemme avainhallinnasta vastaavat nimetyt henkilöt. Tällöin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Henkilötietoja luovutetaan tarvittaessa viranomaisille.
Henkilötiedon vastaanottaja
-
Auditoinnin palveluntarjoaja toiminnan ja laatuvaatimusten tarkistamiseksi. Luovutuksen perusteena toimii rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajan välinen sopimus.
-
Viranomainen (Poliisi), toiminnan ja laatuvaatimusten tarkistamiseksi, Rikoksen esitutkintamateriaali. Luovutuksen perusteena toimii lakisääteinen velvoite.
-
Tilintarkastus toiminnan ja laatuvaatimusten tarkistamiseksi. Luovutuksen perusteena toimii lakisääteinen velvoite.
-
Perinnän palveluntarjoaja perinnän hoitamiseksi. Luovutuksen perusteena toimii rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajan välinen sopimus.
-
Palveluntarjoajat tietojärjestelmien ylläpitoon, tukitehtäviin ja markkinointitoimenpiteisiin. Luovutuksen perusteena toimii rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajan välinen sopimus.
Mitkä ovat henkilötietojen säilytysajat?
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Yleisesti tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin käyttäjän avaimen hallintaoikeus sitä edellyttää. Anonymisoituja tilastotietoja voidaan säilyttää kauemmin.
Tarvittaessa saat yhteyden meihin:
Puhelin: +358 50 348 0568
Sähköposti: info@rollock.fi
Osoite: Rollock Oy
Tehdaskatu 15,
87100 Kajaani